Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsprozess

1. Inhalt und Zweck

Der vertrauensvolle und verantwortungsbewusste Umgang mit personenbezogenen Daten ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur der Service Layers GmbH (im Folgenden: Service Layers). Im besonderen Maße trifft dies auf die personenbezogenen Daten unserer Bewerber zu. (Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form des Bewerbers gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.)

Dieses Informationsblatt zur Verarbeitung von Bewerberdaten dient dazu, die Bewerber von Service Layers über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ihre diesbezüglichen Rechte nach der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aufzuklären.

2. Welche Informationen verarbeitet Service Layers über Bewerber und wie werden diese Daten erfasst?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet Service Layers personenbezogene Daten ihrer Bewerber. Dabei handelt es sich insbesondere um jene Informationen, die von den Bewerbern selbst zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere werden die folgenden Bewerberdaten verarbeitet:

  • Personalien; wie insbesondere Titel, Name, Geschlecht, Geburtstag und -ort, Staatsangehörigkeit sowie gegebenenfalls Lebenslauf, Berufserfahrung und Ausbildung, Kompetenzen, Zeugnisse, Bewerbungsfoto (unverlangt) und ggfls. Führerschein.
  • Berufliche und private Kontaktdaten; wie insbesondere Adresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse, etc.

3. Warum benötigt Service Layers personenbezogene Daten von Bewerbern?

In der Regel benötigt Service Layers die abgefragten Informationen von Bewerbern zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. In diesem Fall sind Bewerber angehalten, die Informationen zur Verfügung zu stellen.

Sollten die abgefragten Informationen nicht zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sein, werden die Bewerber darüber informiert, dass die Informationserteilung auf freiwilliger Basis erfolgt und daher auch verweigert werden kann.

4. Zu welchem Zweck werden Bewerberdaten verarbeitet

Bewerberdaten werden von Service Layers im Einklang mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.
Insbesondere werden Bewerberdaten dabei für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Durchführung des Bewerbungsverfahrens

Im Rahmen dieser Zwecke werden Bewerberdaten von Service Layers grundsätzlich nur zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1 lit c DSGVO bzw. Art 9 Abs. 2 lit b DSGVO) oder zur Wahrung von berechtigten Interessen des Unternehmens oder eines Dritten (Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO) verarbeitet.

Auf einer Einwilligung der betroffenen Bewerber beruht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten hingegen grundsätzlich nicht.

5. An welche Stellen werden Bewerberdaten übermittelt?

Zwischen den Tochter- und Beteiligungsgesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung von Service Layers erhalten nur diejenigen Stellen bzw. Mitarbeiter personenbezogene Daten, die diese zur Aufgabenerfüllung im Rahmen von vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie berechtigten Interessen benötigen. Darüber hinaus werden Bewerberdaten innerhalb von Service Layers nicht offengelegt oder übermittelt.

Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich entsprechend dazu verpflichtet, die übermittelten Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Eine Übermittlung von Bewerberdaten an Empfänger in Drittländern – das sind Länder außerhalb der EU bzw. des EWR – findet grundsätzlich nicht statt. Sollte in Ausnahmefällen dennoch eine derartige Übermittlung vorgesehen sein, werden die betroffenen Bewerber gesondert informiert.

6. Wie lange bleiben die Bewerberdaten gespeichert?

Service Layers verarbeitet Bewerberdaten, soweit erforderlich, für die Dauer des gesamten Anstellungsverhältnisses (von der Bewerbung bis zur Beendigung des Anstellungsverhältnisses) sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Schließt Service Layers keinen Anstellungsvertrag werden die Bewerberdaten 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine sonstigen berechtigten Interesse oder eine Einwilligung des Bewerbers vorliegt.

Sofern der Bewerber Reisekosten für das Vorstellungsgespräch geltend machen kann, sind die dementsprechenden Nachweise 10 Jahre aufzubewahren. Zudem sind bei der Speicherdauer die gesetzlichen Verjährungsfristen, insbesondere nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in bestimmten Fällen bis zu 30 Jahre (die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre) betragen können, zu berücksichtigen.

Für nähere Information zur Speicherdauer von personenbezogenen Daten bei Service Layers steht der Datenschutzbeauftragte den Bewerbern zur Auskunft zur Verfügung.

7. Welche Rechte haben Bewerber im Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten?

Im Einklang mit den Bestimmungen der Art 15 bis 22 DSGVO und den dort geregelten Voraussetzungen haben Bewerber von Service Layers das Recht:

  • Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten einzuholen und auf Ausstellung einer Kopie der gespeicherten Daten ("Auskunftsrecht");
  • die Berichtigung bzw. Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen ("Recht auf Berichtigung");
  • die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Verarbeitung in Verletzung der DSGVO erfolgt, insbesondere weil der Bewerber eine Einwilligung widerruft oder berechtigterweise Widerspruch eingelegt hat ("Recht auf Löschung");
  • die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten zu verlangen und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen zu erheben ("Recht auf Einschränkung der Verarbeitung" und "Widerspruchsrecht"); und

Die Bewerber sind keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Es steht jedem Bewerber offen, sich mit seiner Beschwerde an das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zu wenden.

8. Kontakt und weitere Informationen

Datenschutzbeauftragter:
Dr. Christian Szidzek (extern)

Anschrift:
iC Consult GmbH
Datenschutz
Huyssenallee 99 – 103
45128 Essen
Tel.: 0201/616162-0
E-Mail: datenschutz@ic-consult.com